[전문가칼럼] 시간이 곧 경쟁력인 ‘분초사회’, 성공적인 시간 관리의 비밀

시간 관리 방법은 다양합니다. 최근에는 테크놀로지를 활용하여 시간을 관리할 수 있는 다양한 애플리케이션이 출시되기도 했는데요. 하지만 이러한 기술들이 성공적인 시간 관리를 보장해 주지는 않습니다. 오히려 바쁜 와중 또 하나의 일이 추가되는 일일 수도 있죠. 지식근로자의 시간 관리를 강조한 피터 드러커는 가장 기본적이고 효과적인 시간 관리 방법으로 ‘시간 기록하기, 낭비 시간 제거하기, 통합하여 사용하기’의 3단계를 제시하고 있습니다.

먼저 시간 관리의 첫 번째 단계, 자신의 시간을 기록하는 것입니다. 다수의 사람은 자신이 어떻게 시간을 쓰고 있는지 알고 있다고 생각하지만, 실제와는 다릅니다. 시간 관리는 자신의 시간을 아는 것에서 출발해야 합니다. 자신의 시간을 아는 유일한 방법은 자신이 사용한 시간을 기록하는 것입니다. 기록 방법은 간단합니다. ‘오후 11시~ 오전 6시, 수면’과 같은 식인데요. 그렇게 3주일 이상을 기록하면 자신이 무슨 일에 얼마만큼의 시간을 쓰는지를 알 수 있습니다. 이후 기록한 시간을 종합하면 자신이 사용하는 전체적인 시간 내용을 파악할 수 있습니다. 필요에 따라서는 시간 관리가 필요한 특정한 시간을 기록하면 됩니다.

시간 기록은 일정 기간의 사실 정보를 모으는 활동이지만, 그 자체로 시간 관리 활동이 될 수 있습니다. 그때그때 시간을 기록하면 다음 할 일을 계속 확인하게 되고, 효율적으로 시간을 쓸 수 있게 됩니다.

시간 관리의 두 번째 단계는 시간 기록을 종합한 내용을 바탕으로 ‘낭비 시간’이라고 판단되는 시간을 확인하고 제거하는 것입니다. 이를 통해 자신의 시간 기록에서 하지 않아도 되는 일에 시간을 쓰고 있다는 사실을 발견하면 당장 그 일을 그만두어야 합니다. 또한 자신의 시간 기록에서 다른 사람이 더 잘할 수 있는 일을 자기가 하고 있다는 것을 알게 되면 적합한 사람이 그 일을 할 수 있도록 업무를 조정해야 합니다. 자신의 시간 기록에서 다른 사람의 시간을 낭비하는 일을 있다면 그일 역시 과감하게 그만두어야 합니다.

시간 관리의 세 번째 단계는 ‘낭비 시간’을 제거함으로써 남는 시간을 통합해 자신에게 중요한 일에 집중적으로 사용하는 것입니다. 현대 사회에서 지식을 활용해 성과를 내는 지식근로자는 질적으로 높은 수준의 목표를 달성해야 합니다. 예를 들어 프로젝트 기획서 작성과 같은 질적인 일은 시간을 나누어 쓰는 것보다 일정 시간을 집중할 때 효과적입니다.

결론적으로 ‘시간 관리’는 해야 할 일에 필요한 시간을 확보하고, 그 시간에 연속적으로 집중하는 활동을 의미합니다. 이와 함께 일을 하는 과정에서 효율성도 높여야 합니다. 엑셀과 같이 업무 생산성을 높여주는 도구를 활용하면 과거에 비해 수 배에서 수십 배까지 생산성을 높일 수 있죠. 시간 관리의 목적은 중요한 일에 집중할 수 있는 시간을 만드는 활동임을 잊어서는 안 됩니다.